GDPR (EU 2016/679) & DATASKYDDSLAGEN (2018:218)

Integritetspolicy

Behandling av personuppgifter i kamratföreningen Punsch Amici och medlemsportalen Rullan (enligt Art. 13 & 14 GDPR).

Kamratföreningen Punsch Amici är personuppgiftsansvarig (Art. 4.7 GDPR) och värnar om din personliga integritet. All behandling sker i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (dataskyddsförordningen, GDPR) samt lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning (dataskyddslagen). Enligt principerna om ändamålsbegränsning och uppgiftsminimering i Art. 5.1 b–c GDPR skiljer vi strikt på grundläggande medlemsuppgifter och uppgifter som är helt frivilliga för dig att själv fylla i.

1. Grundläggande medlemsuppgifter (Nödvändiga för Rullan & inloggning)

Laglig grund: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra medlemskapet i föreningen (Art. 6.1 b GDPR) samt stödjer sig på föreningens berättigade intresse av att föra matrikel (Rullan), administrera ordensgrader och skicka ut kallelser till sammankomster (Art. 6.1 f GDPR).

  • Namn (För- och efternamn): För identifiering i Rullan och vid evenemangsanmälan.
  • E-postadress: Krävs för autentisering och inloggning i portalen (via lösenord eller Google OAuth), lösenordsåterställning samt utskick av kallelser.
  • Kurs / Examensår: För kurstillhörighet i Rullan (t.ex. examen från KAS/Amf).
  • Föreningshistorik & Ordensdata: Individnummer i Rullan, intjänade PA-poäng, ordensgrad (från Kursare och Väpnare till Kommendör av Stora Korset), eventuellt ämbete samt deltagande och betalstatus vid föreningens sammankomster.

2. Frivilliga profiluppgifter (Fylls i på eget initiativ under ”Min Profil”)

Laglig grund: Behandlingen av dessa kompletterande uppgifter grundar sig på ditt uttryckliga samtycke enligt Art. 6.1 a och Art. 7 GDPR när du själv väljer att registrera dem. Enligt Art. 7.3 GDPR har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke genom att själv radera uppgifterna under Min Profil.

  • Profilbild (Foto): Frivillig uppladdning av porträttbild som visas för andra inloggade medlemmar i Rullan (Art. 6.1 a GDPR).
  • Mobiltelefonnummer: Frivillig kontaktuppgift för att underlätta kontakt mellan kurskamrater och från Kansliet (Art. 6.1 a GDPR).
  • Personnummer (12 siffror): Frivilligt att lagra i medlemsprofilen med stöd av ditt samtycke enligt Art. 87 GDPR och 3 kap. 10 § dataskyddslagen (2018:218). Uppgiften underlättar vid de tillfällen föreningens sammankomster genomförs inom militärt skyddsobjekt (exempelvis regementen eller Berga/Vaxholm) där Försvarsmakten kräver föranmälda tillträdeslistor och säker identifiering. (Obs: Vid nyansökan via hemsidan behandlas personnummer med stöd av 3 kap. 10 § dataskyddslagen för säker identifiering och verifiering av militär anknytning inför inskrivning).
  • Militär grad (FM): Frivillig uppgift om din nuvarande militära grad i Försvarsmakten (Art. 6.1 a GDPR).
  • Fysisk postadress (Gatuadress, postnummer och postort): Frivillig uppgift som du kan ange om du önskar kunna motta eventuella fysiska försändelser (Art. 6.1 a GDPR).
  • LinkedIn-profil (URL): Frivillig länk till din egen LinkedIn-sida för professionellt nätverkande med övriga medlemmar i Rullan (Art. 6.1 a GDPR).

3. Säkerhet, lagringstid och personuppgiftsbiträden (Art. 5.1 e, 28 & 32 GDPR)

Enligt principen om integritet och konfidentialitet (Art. 5.1 f GDPR) och kraven på säkerhet vid behandlingen (Art. 32 GDPR) vidtar Punsch Amici tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda dina uppgifter:

  • Behörighetsstyrning & Kryptering (Art. 32 GDPR): Medlemsregistret (Rullan) är stängt för allmänheten och kräver autentiserad inloggning över krypterad anslutning (TLS/HTTPS). Lösenord lagras aldrig i klartext utan hashas kryptografiskt (bcrypt). Endast utsedda funktionärer i Kansliet har administrativ behörighet.
  • Personuppgiftsbiträden & Drift inom EU/EES (Art. 28 GDPR): Portalen, dess relationsdatabas (Cloud SQL) och lagring (Cloud Storage) driftas i molninfrastruktur hos Google Cloud Platform inom EU (region Finland, europe-north1). E-postadress, namn och medlemsstatus synkroniseras till föreningens utskicksverktyg (Mailchimp) uteslutande för utskick av kallelser och föreningsinformation från Punsch Amici.
  • Lagringsminimering (Art. 5.1 e GDPR): Frivilliga profiluppgifter sparas endast så länge du själv väljer att ha dem ifyllda under Min Profil. Grundläggande uppgifter i Rullan bevaras så länge ditt medlemskap består samt för föreningens kultur- och personhistoriska arkivändamål (Art. 5.1 b och Art. 89.1 GDPR), såvida du inte begär radering.
  • Ingen vidareförsäljning: Dina personuppgifter säljs eller lämnas aldrig ut i kommersiellt syfte till tredje part.

4. Dina rättigheter som registrerad (Kapitel III, Art. 15–21 & 77 GDPR)

Enligt dataskyddsförordningen har du följande lagstadgade rättigheter avseende dina personuppgifter:

  • Rätt till tillgång / Registerutdrag (Art. 15 GDPR): Du har rätt att kostnadsfritt få bekräftelse på om och hur dina personuppgifter behandlas samt få ett utdrag av dessa.
  • Rätt till rättelse (Art. 16 GDPR): Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du kan även själv när som helst uppdatera dina uppgifter direkt under Min Profil.
  • Rätt till radering – ”Rätten att bli glömd” (Art. 17 GDPR): Du kan när som helst själv radera samtliga frivilliga profiluppgifter under Min Profil, eller begära att bli helt raderad ur Rullan vid utträde ur föreningen.
  • Rätt till begränsning & dataportabilitet (Art. 18 & 20 GDPR): Du har i tillämpliga fall rätt att kräva att behandlingen begränsas samt att få ut de uppgifter du själv lämnat i ett strukturerat, maskinläsbart format.
  • Rätt att göra invändningar (Art. 21 GDPR): Du har rätt att när som helst invända mot behandling som stödjer sig på en intresseavvägning (Art. 6.1 f GDPR), exempelvis utskick av e-postkallelser.
  • Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndighet (Art. 77 GDPR): Om du anser att vår behandling strider mot GDPR har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) (www.imy.se).
Kontakt för dataskyddsfrågor: För att utöva dina rättigheter enligt Art. 15–21 GDPR, kontakta Kansliet via e-post på itmastaren@punschamici.com eller stormastaren@punschamici.com. Enligt Art. 12.3 GDPR besvaras din begäran utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad.